11 Strategieën om te veranderen Hoe u e-mail

11 Strategieën om te veranderen Hoe u e-mail
Het beheren van e-mail kan een hele klus zijn. Het kan tijd stelen van belangrijkere taken en je hersenen zelfs saai maken. Een studie van de Universiteit van Londen wees uit dat degenen die hun e-mail voortdurend controleren een IQ-daling van 10 punten kunnen zien, een steiler einde dan van een rokende pot.

Het beheren van e-mail kan een hele klus zijn. Het kan tijd stelen van belangrijkere taken en je hersenen zelfs saai maken. Een studie van de Universiteit van Londen wees uit dat degenen die hun e-mail voortdurend controleren een IQ-daling van 10 punten kunnen zien, een steiler einde dan van een rokende pot. Niet alleen dat, sommige bedrijven schatten jaarlijks $ 650 miljard dollar dankzij onnodige inbox rommel. Wat kunt u doen om dit verlies aan tijd, geld en hersencapaciteit te voorkomen? Hier zijn 11 strategieën om de controle terug te winnen.

1. Snelkoppelingen maken. Schrijf sjabloonantwoorden die eenvoudig kunnen worden bijgewerkt om het antwoordproces te stroomlijnen. Google Labs biedt bijvoorbeeld zelfs een optie met de naam "Standaardantwoorden". Om standaardantwoorden te maken die voor u werken, denkt u 'zal iemand me deze vraag opnieuw stellen' wanneer u een e-mail schrijft. Sommige productiviteitsexperts slaan deze zelfs op als handtekeningen die ze kunnen raadplegen terwijl ze op kantoor of onderweg zijn.
Lees meer: ​​ 6 Battle-Tested Tips om e-mailoverbelasting te beëindigen

2. Schrijf betere onderwerpregels. Voeg een werkwoord toe aan uw onderwerpregel - bevestig, bespreek, beoordeel - om uw ontvanger beter te helpen begrijpen wat hij moet doen. Deze tactiek helpt je actie te stimuleren en je op het doelwit te houden wanneer je schrijft. Zorg ervoor dat het zoekvriendelijk is. Stel jezelf de vraag: heeft dit onderwerp de sleutelwoorden die je nodig hebt om het gemakkelijk te vinden in de toekomst?
Lees meer: ​​Target betere e-mailreacties met deze mind-set-verandering
3. Houd het eenvoudig . Productiviteitsdeskundige Jason Womack stelt voor om e-mails bij één onderwerp te houden. Hij zegt dat mensen alleen reageren als ze antwoorden hebben op alle vragen die ze zijn gesteld, zodat een eenvoudigere e-mail kan zorgen voor een snellere reactie.
Meer lezen: hoe u ze kunt laten e-mailen U kunt

4. De magische vijf zin-e-mail. Een effectieve e-mail beantwoordt deze vragen - Wie ben jij? Wat wil je? Waarom vraag je? Waarom zou ik helpen? Wat is het volgende? Probeer als je kunt, je aantekeningen te houden tot vijf of zelfs drie of vier zinnen. Als u zichzelf beperkt, kunt u zich concentreren op wat belangrijk is.
Gerelateerd: Productiviteit Lifesaver: het e-mailadres met 5 e-zinnen

5. Stel een tijdstip in. Schakel uw meldingen uit, zodat u kunt zien hoeveel u krijgt als u niet voortdurend uw inbox bekijkt. En stel een timer in. Experts raden aan om e-mail slechts 2-4 keer per dag te controleren, e-mail te lezen gedurende slechts 45 minuten per sessie.
Gerelateerd: Tame the E-mail Beast

6. BCC Yourself. Wilt u uw follow-up bijhouden? Overweeg BCC zelf bij die e-mails en verplaats ze vervolgens naar een map met de naam & ldquo; Follow-up. & Rdquo; Vink deze map aan in plaats van uw postvak IN om op de hoogte te blijven van het werk dat u moet uitvoeren, zodat u niet afgeleid raakt.
Gerelateerd: Hoe BCC gebruiken om uw e-mail te ordenen
7. Tekst gebruiken, chatten of bellen.
Wanneer een discussie leidt tot meer dan twee e-mails, neem je de telefoon of ga je chatten . Geef je nummer om mensen die je vertrouwt, dringende berichten door te sturen, vooral als je bent op kantoor.
Lees meer: ​​Gmail-hacks om je bedrijfscore te beoordelen Extra productiviteit gerelateerd: wanneer te bellen versus wanneer e-mailen

8. Train je collega's. Schrijf als een gesprek is opgelost "geen antwoord nodig" om meer e-mails in je box te voorkomen. Benadruk dat stafmedewerkers niet de behoefte voelen om op e-mail te antwoorden als ze een vraag niet het beste kunnen beantwoorden.
Gerelateerd: Tame the E-mail Beast

9. Antwoord niet . Antwoord alleen wanneer nodig en behandel niet eerst met niet-dringende e-mails. En antwoord niet als het 'vragen' niet duidelijk is. U moet geen tijd verspillen met het begrijpen van een verzoek dat in eerste instantie niet goed doordacht was.
Gerelateerd: leidt technologie tot uw productiviteit?

10. Alles automatiseren. Afmelden voor ongewenste nieuwsbrieven, anderen automatisch naar specifieke mappen leiden en alles wat u niet meteen nodig hebt verplaatsen naar een archief. Gebruik hulpprogramma's zoals de Google-agenda om vergaderingen te plannen, waardoor eindeloos & ldquo; niet nodig is wanneer u vrij bent & rdquo; e-mailketens.
Gerelateerd: Geweldige productiviteitstips om van uw week een triomf te maken

11. Wees waakzaam. Houd slechts twee soorten e-mails in uw inbox: diegene die u nog niet heeft gelezen en die u meteen nodig heeft. Zodra je je inbox hebt verkleind, kun je je alleen richten op de berichten die relevant zijn voor waar je nu aan werkt.
Gerelateerd: 5 technieken om je overvolle e-mailinbox te temmen